15/10/2024
Organizar un evento parte 02:
En el post anterior se definieron tres fases importantes: a) preproducción, b) producción, y c) postproducción, a continuación veamos más detalladamente cada una de las acciones.
Acciones de la fase de preproducción o fase de antes del evento
Antes de nada debemos tener claro que la creatividad es uno de los elementos que más se demanda en todo tipo de eventos. A la hora de contratar un organizador de eventos, un punto clave será el nivel de creatividad del mismo y el uso que haga de las nuevas tecnologías.
1) Creación del briefing del evento
El briefing de la organización es una buena herramienta para garantizar una buena gestión del evento, dándole una idea clave de lo que realmente espera el cliente al contratarte. En él se detalla el público objetivo, los objetivos del evento, la fecha, el lugar, el tipo de acto que se espera.
Hay que tener en cuenta que existen diversos tipos de eventos que se pueden llevar a cabo, como festivales, congresos, exposiciones, actos corporativos, etc.
2) Marcar los objetivos
Para alcanzar un objetivo con éxito es imprescindible estar alineado con la empresa o persona que nos ha contratado para la realización del evento. Es muy importante saber qué objetivos espera conseguir una vez se haya realizado, cuál es su filosofía y el mensaje que quiere transmitir a los invitados.
¿Qué puede querer conseguir una empresa organizando por ejemplo un cóctel de Navidad con sus clientes o potenciales clientes? Afianzar amistades y crear más vínculos con las personas, hablar de temas de negocios, proyectos... en un ambiente más distendido, agradecer su confianza, hacer nuevos contactos, estar en la agenda social para que sea hable de la empresa en los medios...
3) Invitados
Sin invitados no hay evento. Una de las acciones más importantes a la hora de organizarlo es la creación y definición de la lista de invitados, así como la creación de la propia invitación y difusión y la confirmación de la misma.
Fuera de la gran variedad de diseños y formatos existentes para invitaciones, todas ellas tienen las siguientes pautas o información en común:
o Logotipo de la institución o empresa que convoca al evento
o Quién invita: Ya sea el nombre del anfitrión, la entidad o autoridad
o A quién se invita si se opta por una invitación personalizada
o El lugar del acontecimiento
o La fecha y hora del acontecimiento
o Especificar si se requiere confirmación de asistencia. Si se requiere, se pondrán los datos de contacto y la fecha mínima de inscripción al evento.
Además, como información adicional se suele añadir un mapa con indicaciones de cómo llegar lugar, así como un timing de cómo transcurrirá el evento organizado.
En cuanto a la confirmación es recomendable pedir este requisito para poder hacer una estimación del número de asistentes con antelación al acto. Esto nos ayudará para organizar la seguridad, las acreditaciones, determinar el aforo, merchandising, etc.
4) Elegir el lugar y la fecha del evento
Uno de los factores más importantes es encontrar un lugar que nos ayude a transmitir el mensaje objetivo del evento y elegir una fecha que favorezca a la mayoría de nuestros invitados.
Como recomendación diremos que los mejores días para una asistencia alta son los miércoles o jueves, siempre y cuando no coincida con días especiales como pueden ser festivos, o días que coincidan, por ejemplo, con algún partido de fútbol o concierto relevante.
También habrá que analizar los pros y los contras del espacio escogido, como el parking, rampa para minusválidos, acceso para los invitados, la capacidad de almacenamiento, etc.
5) Presupuesto
La organización de eventos requiere de un presupuesto. Una estimación inicial que nos sirva de aproximación para nuestro balance final.
Te recomendamos hacer un inventario de todo lo que necesitarás para tu acción y que el espacio no disponga de ello, como por ejemplo equipos de sonido, proyector, asientos, atriles, la decoración, el personal, el catering, además del montaje y desmontaje del evento, de los carteles, acreditaciones, etc.
No te olvides tampoco de buscar patrocinadores de la misma índole del sector para el cual organizas el evento.
..no te pierdas del próximo de la serie...
