28/11/2016
CONGRESOS SIN PAPEL
La eliminación del uso del papel en los congresos y conferencias, sin duda plantea un gran desafío. El traspaso de toda la información a un sistema digital, no solo es considerado un gran cambio, sino que viene a romper “paradigmas”, que no necesariamente los acepta de inmediato toda la audiencia. Sin duda, muchos de los asistentes no están preparados para abrazar un ambiente sin papel. Acostumbrarse a la cultura “sin papel” no es fácil, pero es posible de lograr.
El concepto de paperless no es nuevo y muchos baby boomers lo han aceptado a través del uso de teléfonos inteligentes y otros dispositivos móviles para las actividades que anteriormente se usaba papel.
Sumarse a esta tendencia tiene un doble impacto positivo:
Ayuda al medio ambiente
Facilita el acceso a la información (inmediata, completa y con posibilidades de tener feedback instantáneo).
Para tener éxito en este cambio, proponemos considerar lo siguiente:
COMUNICACIÓN
Informe de desde un comienzo que el congreso o conferencia será “free papers”, destacando las ventajas que tiene este sistema. Por ejemplo: la reducción del presupuesto, el cuidado del planeta, la instantaneidad y completa información a la que podrá acceder, contacto en línea accediendo a respuestas inmediatas ante dudas o requerimientos especiales, etc.
INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA ADECUADA
Un congreso ‘sin papel’, implica contar con un sistema tecnológico, que permita responder de manera oportuna y eficiente. Debe ser capaz de soportar un gran volumen de consultas instantáneas, es decir se debe contra con un software apropiado y de fácil manejo (que no sufra caídas).
DÉ SEGURIDAD Y CONFIANZA A LA AUDIENCIA
La información para la audiencia debe ser veraz y oportuna, así por ejemplo un cambio de programación tiene que ser informado inmediatamente. Que el Sistema permita al usuario tomar notas o comentarios.
También debe dar la opción, al usuario que lo desee, de imprimir lo que considere necesario.
Finalmente, le aconsejamos que recurra a las emociones para motivar a los asistentes en la trascendencia que tiene para el planeta el ahorro en papel. Entregue cifras y beneficios al respecto.
By: Alexandros Papaioannou
PR and Content Manager
MCI
Encuentre más tips e inspiración aquí:
http://live.mci-group.com/search/tips
Join 1000s of event professionals receiving news and insights in their inbox. Be the first to receive our latest reports and white papers.